Het scenario is gekend. Na veel discussies wordt er beslist om een familievergadering te organiseren waarop men de familiale eigenaars wil informeren over het reilen en zeilen van het familiebedrijf.

Men denkt dat de te verstrekken informatie nagels met koppen moet slaan en zeer robuust moet zijn. De CFO wordt opgetrommeld om op grondige wijze de cijfers voor te stellen. De man neemt zijn taak ernstig en bereidt een powerpointpresentatie van meer dan 100 slides voor, vol cijfers en tabellen. Financieel jargon wordt daarbij niet geschuwd. De presentatie van de CFO wordt bovendien aan het begin van de vergadering gepland. Zij duurt bijna twee uur. Gevolg: na een half uur haakt 80 % van de aanwezigen af. Zij beginnen driftig door hun smartphone te scrollen.

Bovenstaand scenario ontrolt zich helaas in veel familiebedrijven. Enkele tips om het anders en beter te doen:

• Familievergaderingen worden georganiseerd om betrokkenheid te stimuleren. Betrokkenheid rust op een emotionele band tussen de eigenaars en het familiebedrijf. Vertel dus verhalen die eigenaars vervullen van trots. Laat de powerpoints achterwege en communiceer vanuit het hart.
• Maak de familievergaderingen zo actief mogelijk. De familie Van Roey bezoekt jaarlijks samen met het management enkele belangrijke werven. Op die manier ervaren de familiale eigenaars aan den lijve waarmee het familiebedrijf bezig is.
• Betrek zeker ook de jonge generatie.
• Laat de deelnemers in groepjes discussiëren over bepaalde onderwerpen
• Zorg voor een portie fun onder de vorm van een quiz of andere interactieve initiatieven.

Op die manier worden familievergaderingen aantrekkelijk en riskeer je niet dat volgend jaar slechts de helft van de familieleden opdagen.

Jozef Lievens